Noch vor wenigen Jahren war es normal, dass der Briefträger einmal am Tag die Post zustellte. Diese wurde dann in der Regel einmal am Tag bearbeitet. Daran hat sich nichts geändert … Der Großteil des Schriftverkehrs wird heutzutage jedoch über E-Mail abgewickelt und unser Verhalten hat sich hierbei grundlegend verändert. Viele glauben plötzlich, dass sie alle fünf Minuten zum Briefkasten laufen müssen, um nachzusehen, ob neue Post da ist. Dies sorgt natürlich für Überreizung und Unruhe, noch dazu wo viele E-Mails sinnlose und überflüssige Informationen enthalten.  

Deshalb heute ein paar Tipps, wie Sie das elektronische Postfach stressfreier managen können:

  • Reservieren Sie sich Zeiten zum Lesen und Bearbeiten von einkommenden E-Mails: Nichts stört die Konzentration so sehr wie das ewige „Ping“ bei einkommenden E-Mails. Schließen Sie deshalb Ihren Posteingang und checken Sie Ihre Nachrichten am besten nur zweimal am Tag und nehmen Sie sich dann auch Zeit dafür! Früher sind Sie ja auch nicht jede Stunde zum Briefkasten gelaufen.
  • Mails, die weniger als fünf Minuten zur Beantwortung benötigen, beantworten Sie am besten sofort.
  • Vermeiden Sie unnötiges Versenden von Kopien: Viele Informationen, die Sie in Kopie an Kollegen versenden, werden von diesen ohnehin nicht gelesen. Halten Sie Ihre Kollegen auch dazu an, gewohnheitsmäßige Informationsmails zukünftig nicht mehr zu senden.
  • Entsorgen Sie Ihren Müll! Löschen Sie regelmäßig alle E-Mails, die nur unnötigen Ballast darstellen!
  • Wenn Sie eher zu den Sammlern oder „Vielleicht lese ich es doch noch“ Menschen“ gehören, dann erstellen Sie einen Ordner und ziehen Sie diese Mails sofort in den Ordner hinein. Sie haben dann die Möglichkeit diesen alle zwei bis drei Monate zu leeren.
  • Vermeiden Sie Spaß- bzw. Witz-Mails! So lustig ein eingehendes Spaß-Mail auch sein kann, reißt es Sie doch unnötig aus konzentrierter Arbeit und belastet zusätzlich Ihren Posteingang. Wenn Sie ein Fan von solchen Mails sind, dann legen Sie sich für Zuhause eine eigene E-Mail-Adresse an, wohin Ihre Freunde diese Mails senden können. Sie haben dann Zeit, diese in Ruhe zu genießen.
  • Vereinbaren Sie Termine lieber am Telefon: Wenn jemand telefonisch leicht erreichbar ist, sparen Sie sich das Hin- und Hergemaile und rufen Sie lieber gleich an, um einen Termin zu vereinbaren.
  • Legen Sie eingehende Mails in Ordner ab und lassen Sie höchstens die A-Aufgaben im Posteingang. Ziehen Sie alle anderen in einen „Noch zu erledigen“ Ordner. Sie können auch hier, die Ordner nach Dringlichkeit „A,B,C“ titulieren.
  • Noch zu erledigen A heißt: Es muss dringend und Heute erledigt werden. Noch zu erledigen B bedeutet: Es sollte innerhalb einer gewissen Zeit erledigt werden.
    Noch zu erledigen C ist die letzte Dringlichkeitsstufe: Es sollte gelegentlich erledigt werden (scheuen Sie sich nicht den C-Ordner auch über längere Zeit zu vergessen).
  • Haben Sie den Mut zum Löschen und bestellen Sie Newsletter ab.
  • Lassen Sie regelmäßige Newsletter, die sie zwar nicht sofort lesen, aber doch sammeln wollen, automatisch mit einem Regelassistenten in den dafür vorgesehenen Ordner „verschwinden“
  • Eingehende Mails, die an einen Termin gebunden sind und eine bestimmte Zeit benötigen, sollten Sie in den Terminkalender verschieben. Sie haben dann alle wesentlichen Informationen sofort zur Hand und können die notwendige Zeitressource für die Bearbeitung einplanen.
  • Mails, die der SPAMfighter nicht erkannt hat, blockieren Sie am Besten indem Sie diese zu den Adressen der blockierten Adressen (Junk E- Mail Ordner) schieben.

Im nächsten Blog bekommen Sie wertvolle Informationen, wie Sie sich bewusst Zeiten der Ruhe gönnen können, um langfristig gesund und erfolgreich zu bleiben.

 

Advertisements