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Die Last an Verpflichtungen …

Erfolgreiche Menschen geraten langfristig in Gefahr, sich zuviel aufzuladen! Häufig können sie den riesigen „Felsbrocken“ an Verpflichtungen nur noch mühsam halten. Der Ratschlag „Sie müssen nur loslassen lernen!“ ist in dieser Situation nicht hilfreich, da sie der Felsbrocken dann ja sofort überrollen würde. Es ist also notwendig, diese „Last“ in  kleine Teile zu zerschlagen, um die Übersicht nicht zu verlieren.

Hinterfragen Sie deshalb immer alle Aufgaben kritisch und sortieren Sie diese nach Wichtigkeit und Dringlichkeit (A, B, C). Versuchen Sie sofort, wenn Sie in die Firma oder zu Ihrem Arbeitsbereich kommen, die A-Aufgaben zu erledigen und fangen Sie mit der Unangenehmsten an. Alle anderen Arbeiten müssen nicht sofort gemacht werden und können warten. Erst wenn die A-Lade leer ist, nehmen Sie – nach einer wohlverdienten Pause – die restliche Tageslade mit B-Aufgaben in Angriff.

Hinterfragen Sie Ihre Aktivitäten kritisch

Überprüfen Sie alle Ihre Aktivitäten und Aufgaben (ob neu oder alt) im Hinblick auf Entlastungsmöglichkeiten (in Anlehnung an Lothar J. Seiwert). Folgende Fragen sollen Sie zum Nachdenken anregen und Ihnen bei Ihren Entscheidungen helfen:

1. Muss diese Arbeit überhaupt sein?  

Bei Antwort NEIN, streichen Sie die Arbeit!

Bei Antwort JA, hinterfragen Sie bitte:

  • Was geschieht, wenn ich die Arbeit nicht mache?
  • Ist mit dieser Aufgabe ein hoher Nutzen, Gewinn, Geldverlust verbunden?
  • Habe ich eine fixe Zusage gegeben?
  • Handelt es sich um einen Kundenwunsch?
  • Behindere ich durch das Nicht-Erledigen andere?
  • Ist der reibungslose Betriebsablauf gefährdet?
  • Ist diese Arbeit nur eine Alibi-Handlung?
  • Mache ich die Arbeit nur aus gewohnheitsmäßiger Routine?
  • Kann ich Teile weglassen?

2. Muss ich die Arbeit selber erledigen?  

Bei Antwort NEIN, geben Sie die Arbeit ab!

Bei Antwort JA, hinterfragen Sie bitte:

  • Gibt es geeignete Mitarbeiter, um die Aufgabe abzugeben/zu delegieren?
  • Mache ich die Aufgabe selber, weil ich sie gerne tue, obwohl Mitarbeiter oder Kollegen dafür zuständig wären?
  • Gehört die Aufgabe überhaupt zu meinem Arbeitsbereich/Aufgabenfeld?
  • Habe ich die Aufgabe aus meiner vorherigen Position mit übernommen?
  • Glaube ich, dass nur ich die Aufgabe wirklich gut erledigen kann? 
  • Welchen Stellenwert hat diese Aufgabe für das Gesamtunternehmen?
  • Hängt von einer positiven Erledigung sehr viel ab?

3. Muss die Arbeit jetzt sein?   

Bei Antwort NEIN, teminisieren Sie die Arbeit!

Bei Antwort JA, hinterfragen Sie bitte:

  • Was passiert, wenn ich die Arbeit liegen lasse?
  • Gibt es einen günstigeren Zeitpunkt, die Aufgabe zu erledigen?
  • Verlieren wir Zeit und Geld, wenn die Arbeit nicht jetzt gemacht wird?
  • Gewinnen wir Zeit und Geld, wenn die Arbeit jetzt gemacht wird?
  • Muss ich die Arbeit in vollem Umfang jetzt machen bzw. kann ein Teil später erledigt werden?
  • Behindere ich den organisatorischen Ablauf?

4. Muss die Arbeit in dieser Form erledigt werden?  

Bei Antwort NEIN, rationalisieren Sie die Arbeit!

Bei Antwort JA, hinterfragen Sie bitte:

  • Muss die Aufgabe wirklich so ausführlich, umfangreich, exakt und pedantisch erledigt werden oder tut es weniger Aufwand auch?
  • Gibt es Arbeitsmittel, Hilfsmittel, die mir die Arbeit erleichtern?
  • Wo schlägt mein Perfektionismus zu?
  • Gibt es einen rationelleren Weg, die Aufgabe auszuführen?
  • Wäre eine Checkliste/ein Formular hilfreich?
  • Was geht leichter mit EDV/was ohne EDV?

Anfangs erscheint dieser „Fragenprozess“ umständlich. Mit der Zeit verinnerlichen Sie diese Prozedur und Sie erleichtern sich Ihre Arbeitsabläufe. So machen Sie aus dem unübersichtlichen „Felsbrocken“ an Verpflichtungen kleine, gut verdaubare Kieselsteine.

Im nächsten Blog bekommen Sie vom Zeittherapeuten wertvolle Informationen, wie Sie Ihre B-Aufgaben sinnvoll verteilen und einem einfachen Wiedervorlagesystem zuführen können. Dies bringt Ihnen Zeitgewinn, mehr Erfolg und Wohlbefinden im Geschäfts- und Privatleben.

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